PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI

 A. TINJAUAN PEMROSESAN TRANSAKSI

Transaksi keuangan didefinisikan sebagai kejadian ekonomi yang mempengaruhi aset dan

ekuitas perusahaan, direfleksikan dalam sebuah akun, dan diukur dalam satuan uang. Proses

siklus transaksi yang terbanyak dalam aktivitas perusahaan adalah : sikus pengeluaran, siklus

konversi, dan siklus pendapatan.

Siklus Pengeluaran

Sebagian besar transaksi pengeluaran didasarkan pada hubungan kredit antara pihak-pihak yang

melakukan perdagangan. Pencairan uang tunai terjadi setelah penerimaan barang atau jasa.

Dalam siklus ini, transaksi memiliki 2 bagian : komponen fisik 

(perolehan barang) dan komponen tunai (pembayaran kas kepada supplier). Setiap subsistem memproses setiap komponen secara terpisah.

 Sistem pembelian / rekening hutang. Sistem ini mengakui kebutuhan untuk memperoleh

persediaan fisik

(seperti bahan mentah) dan menempatkan pesanan dengan vendor. Saat

barang diterima, sistem pembelian mencatat kejadian dengan meningkatkan persediaan

dan membuat akun hutang yang harus dibayar di kemudian hari.

 Sistem pengeluaran kas. Ketika kewajiban yang dicatat dalam sistem pembelian telah

jatuh tempo, sistem pengeluaran kas akan mengotorisasi pembayaran, pencairan dana ke

vendor, dan mencatat transaksi dengan mengurangi akun kas dan akun hutang.

 Sistem penggajian. Sistem penggajian mengumpulkan data penggunaan tenaga kerja

untuk seluruh karyawan, menghitung gaji, dan menyalurkan pembayaran kepada

karyawan. Pada konsepnya, penggajian adalah sistem khusus dari sistem pembelian dan

pengeluaran kas. Karena kompleksitasnya, banyak perusahaan menggunakan sistem

terpisah untuk memproses gaji.

 Sistem aset tetap. Sistem aset tetap memproses transaksi terkait akuisisi, pemeliharaan,

dan pelepasan aset tetapnya. Aset tersebut adalah barang yang relatif permanen yang

merepresentasikan investasi perusahaan yang terbesar. Contoh  aset tetap: tanah,

bangunan, furniture, mesin, dan kendaraan bermotor.

Siklus Konversi

Sistem konversi terdiri dari 2 sub sistem utama : sistem produksi dan sistem akuntansi biaya.

Sistem produksi meliputi aktivitas perencanaan, penjadwalan,dan pengendalian produk fisik

melalui proses manufaktur. Sistem akuntansi biaya memonitor aliran informasi biaya yang

berhubungan dengan produksi. Informasi yang dihasilkan dari sistem ini digunakan untuk

menilai persediaan, anggaran, pengendalian biaya, penilaian kinerja, dan pengambilan keputusan

manajemen, seperti keputusan membeli bahan baku,dll.

Siklus Pendapatan

Sistem pendapatan merupakan aktivitas pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan

penerimaan kas dari penjualan kredit. Subsistem utama dari siklus pendapatan adalah :

 Pemrosesan order penjualan. Transaksi penjualan terbesar perusahaan adalah penjualan

kredit. Akun yang dipengaruhi dalam subsistem ini adalah akun penjualan, persediaan,

piutang, dan biaya.

 Penerimaan kas. Susbsistem ini meliputi pengumpulan kas, penyetoran kas ke bank, dan

mencatat transaksi ke dalam pembukuan yang melibatkan akun piutang dan kas.

B. PENCATATAN AKUNTANSI

1. SISTEM MANUAL

Yang merupakan bagian dari bentuk sistem manual adalah dokumen, jurnal, dan buku besar.

Dokumen

Merupakan bukti kejadian ekonomi yang dijadikan dasar untuk memproses transaksi. Jenis

dokumen ada 3 :

 Dokumen sumber : kejadian ekonomi dalam dokumen dihasilkan di awal 

sumber

transaksi. Contoh : kejadian penjualan, ada dokumen karena ada kejadian penjualan 

di awal.

 Dokumen produk : merupakan hasil dari pemrosesan transaksi. Contoh : dokumen

payroll, ada setelah proses penggajian di proses.

 Dokumen berputar : merupakan dokumen produk dari sebuah sistem yang menjadi

dokumen sumber sistem yang lain. Contoh : ketika customer menerima receipt yang

berangkap, rangkap 1 diberikan kepatda customer, dan rangkap lainnya ditinggal untuk

perusahaan. Bukti  penerimaan pembayaran dari customer merupakan dokumen berputar

yang dipengaruhi oleh subsistem lain, yaitu subsistem penjualan dan penerimaan kas.

Jurnal

Jurnal adalah catatatn dari input transaksi yang disusun secara kronologis. Dokumen merupakan

sumber utama pencatatan jurnal. Setiap transaksi membutuhkan jurnal yang berbeda,

merefleksikan akun yang dipengaruhi dan jumlah yang harus di debit dan di kredit. Ada 2 jenis

jurnal : a) jurnal khusus, mencatat transaksi spesifik yang terjadi sangat sering, contoh :

pengeluaran kas, penjualan. dan b) jurnal umum, mencatat transaksi yang tidak sering dan

berbeda. Contoh : penyusutan.

Buku Besar

Buku besar merupakan buku dari akun yang merefleksikan efek keuangan yang ditimbulkan dari

transaksi perusahaan setelah diposting dari berbagai jurnal. Ada 2 tipe buku besar :

a) Buku besar umum, yang berisi informasi akun dalm bentuk yang sangat ringkas. Buku

besar umum meringkas aktivitas dari berbagai jurnal dan menyajikan dalam 1 nilai untuk

setiap akun. Contoh : akun piutang.

b) Buku besar pembantu : disimpan dalam setiap departemen di perusahaan yang

memberikan informasi mengenai detail setiap akun. Contoh : buku besar pembantu

piutang, diklasifikasikan berdasarkan customernya, jumlah piutang dari berbagai

customer merupakan jumlah yang tersaji dalam buku besar.

Jejak Audit

Auditor dapat melacak jejak audit dari balance sheet ke buku besar umum. Dari buku besar

umum, misal piutang, ditelusur ke buku besar pembantu piutang. Auditor akan menggunakan

teknik sampling untuk menguji kewajaran nilai akun. Dari buku besar pembantu piutang,

ditelusur ke jurnal penjualan, dan dicari bukti penjualan. Dari bukti tersebut, auditor akan

melakukan konfirmasi kepada customer mengenai kebenaran transaksi tersebut.

2. SISTEM BERBASIS KOMPUTER

Master File

Master file mengandung konten data. Nilai data dalam master file diupdate melalui transaksi.

Buku besar umum dan buku besar pembantu adalah contoh dari master file.

File Transaksi

File transaksi adalah pencatatan sementarayang digunakan untuk mengupdate master file.

Contoh : order penjualan, penerimaan kas.

File Referensi

File referensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar pemrosesan transaksi. Contoh :

program payrol merupakan referensi untuk penghitungan pajak karyawan.

File Archive

File archive mengandung informasi pencatatan transaksi sebelumnya yang bisa digunakan untuk

transaksi berikutnya. Contoh : informasi payroll periode sebelumnya.

JEJAK AUDIT DIGITAL

Auditor akan mengecek validitas dan akurasi nilai akun dalam balance sheet dengan cara 

(misal mengecek akun piutang) :

 Membandingkan nilai piutang dalam balance sheet dengan master file piutang.

 Merekonsiliasi total piutang dengan buku besar pembantu piutang.

 Mengambil secara acak jurnal dalam buku besar pembantu yang akan membawa pada

jurnal penjualan.

 Mencari bukti transaksi yang melandasi input jurnal tersebut dan melakukan konfirmasi.

TEKNIK DOKUMENTASI

Diagram Bagan Alir dan Diagram Hubungan Perusahaan

Diagram bagan alir menggunakan simbol untuk menggambarkan perusahaan, proses, aliran data

dan penyimpanan data. Bagan alir digunakan untuk menggambarkan proses pada level yang

berbeda mulai dari yang detail sampai sangat detail. Berikut ini adalah contoh gambar simbol

bagan alir.

Diagram Hubungan Perusahaan

Diagram hubungan perusahaan merupakan teknik dokumentasi yang digunakan untuk

menggambarkan hubungan antar perusahaan. Entitas adalah sumber fisik, sedangkan kejadian

transaksi berupa proses pembelian atau penjualan, dan agen adalah penjual, pembeli. Diagram

hubungan tersebut dinamakan cardinality. Cardinality menggambarkan aktivitas bisnis normal

sebagaimana dalam kebijakan perusahaan.

Hubungan antara Diagram Hubungan Perusahaan Dengan Bagan Alir

Bagan alir merupakan model dari proses sistem. Sedangkan diagram hubungan perusahaan

merupakan model dari data yang digunakan atau yang dipengaruhi oleh sistem.

SISTEM FLOWCHART

Sistem flowchart adalah representasi grafis atau hubungan fisik antar elemen kunci dari sistem.

Elemen tersebut dapat berupa departemen dalam organisasi, aktivitas manual, program

komputer, dan hardcopy pencatatan akuntansi.

Flowchart Aktivitas Manual

Untuk menilai pengendalian internal, seringkali auditor membuat flowchart sebuah proses sistem

dalam perusahaan. Contoh sistem order penjualan. Didapat informasi mengenai langkah dalam

order penjualan sebagai berikut :

 Petugas penjualan menerima rder dari customer, kemudian membuat 4 rangkap surat

order.

 Petugas mengirimkan 1 copy ke bagian kredit untuk persetujuan.

 Bagian kredit setuju dan menandatangani surat order dan mengembalikan ke petugas.

 Ketika petugas penjualan telah menerima copy pertama yg telah disetujui, petugas

penjualan mengarsip, kemudian mengirim copy kedua ke bagian gudang, dan copy 3&4

ke bagian pengiriman.

 Bagian pengiriman menerima copy kedua  dan barang dari gudang, kemudian

mengirimkan copy order kedua dan barang ke customer. Copy ke 3&4 diarsip bagian

pengiriman.

PROGRAM FLOWCHART

Sistem flowchart menggambarkan program komputer, file yang digunakan, dan output yang

dihasilkan. Sistem flowchart tidak dapat menyediakan detail operasional ketika dibutuhkan.

Setiap program dalam sistem flowchart harus mempunyai program pendukung flowchart

yang mendeskripsikan logic nya.

3. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

Sistem informasi akuntansi berbasis komputer dibagi menjadi 2 bagian : sistem batch dan

sistem real time. Beberapa perbedaan sistem batch dan sistem real time adalah sebagai

berikut:

 Time Frame Informasi : dalam sistem batch, ada perbedaan waktu antara kejadian

ekonomi dengan pemrosesan transaksi. Yang menyebabkan perbedaan waktu adalah

proses batch nya. Sedangkan dalam sistem real time, tidak ada perbedaan waktu

antara kejadian ekonomi dengan pemrosesan informasi.

 Sumber Daya : sistem batch menggunakan lebih sedikit sumber daya perusahaan

(contoh : biaya programming, komputer, dan biaya pelatihan). Sistem real time

menggunakan file langsung sehingga membutuhkan biaya yang lebih mahal untuk

penyimpanan data,dll.

 Efisiensi Operasional : pemrosesan data dalam jumlah yang sangat besar secara real

time dalam satu hari dapat menyebabkan inefisiensi. Beberapa aktivitas mungkin

tidak membutuhkan untuk diupdate secara real time. Sistem batch meningkatkan

efisiensi karena mengeliminasi aktivitas yang tidak perlu.

Efisiensi VS Efektivitas

Dalam mempertimbangkan efisiensi dan efektivitas sangat dipengaruhi oleh karakteristik

bisnis organisasi. Contoh : penumpang pesawat tidak mungkin menunggu hingga 100 orang

penumpang agar bisa diproses ordernya, jika menggunakan sistem batch.

PENDEKATAN PEMROSESAN DATA ALTERNATIF

Sistem Legacy VS Sistem Modern

Tidak semua organisasi modern menggunakan sistem modern. Beberapa perusahaan

menggunakan sistem legacy, yang berbasis sistem batch. Penyimpanan data yang tidak

fleksibel tidak mendukung integrasi informasi ke dalam organisasi bisnis. Sistem modern

berbasis server dan memproses data secara real time. tidak Seperti pendahulunya, sistem

modern menyimpan transaksi dan master file dalam tabel database yang saling berhubungan.

Mengupdate Master File Dari Transaksi

Prosedur mengupdate master file dilakukan sebagai berikut (contoh transaksi penjualan) :

 Order penjualan dibaca oleh sistem.

 Nomor akun digunakan untuk mencari database akun piutang.

 Sistem mengupdate Akun piutang dengan menambahkan jumlah penjualan dengan customer yang baru dan membuat data tagihan.

 Nomor persediaan digunakan untuk mencari data akun persediaan.

 Sistem mengupdate data persediaan dengan mengurangi sejumlah yang dijual, serta

mengupdate data penjualan.

4. SKEMA KODING DATA

Dalam konteks pemrosesan transaksi, koding data diartikan sebagai pembuatan kode numerik

dan alfabetis sederhana yang menggambarkan fenomena ekonomi yang komplek yang

memfasilitasi pemrosesan data.

Sistem Tanpa Kode

Perusahaan memproses transaksi yang sama daam variasi yang tidak begitu banyak. Contoh :

jika perusahaan memproduksi kacang, dan hanya ada 3 jenis kacang, maka identifikasi

persediaan berdasarkan jenis kacang saja. Atau jika perusahaan hanya mempunyai customer

dalam jumlah yang tidak terlalu banyak. Penamaan customer tanpa koding bisa dilakukan.

Sistem Dengan Kode

Dengan menggunakan kode, dapat mengatasi permasalahan database dalam jumlah yang

sangat besar. Koding data dalam SIA juga berfungsi untuk :

 Menggambarkan data perusahaan yang sangat besar yang sebelumnya terlihat tidak

dapat di manage.

 Merupakan cara akuntabilitas dalam kelengkapan pemrosesan data.

 Mengidentifikasi transaksi unik dan akun dalam sebuah file.

 Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit.

Skema Koding Numerik Dan Alfabetis

Sequential Codes

Menggambarkan kode dalam urutan tertentu 

(ascending atau descending). Kelebihan :

sequential coding mendukung rekonsiliasi transaksi batch, spt order penjualan. Apabila ada

gap antara kode, merupakan sinyal bagi manajemen ada kemungkinan transaksi yang hilang

atau tidak pada tempatnya. Kelemahan :sequential code tidak memberikan informasi spesifik

dalam kode tersebut. Contoh : kode persediaan 1001 misalnya, tidak memberikan informasi

mengenai jenis, ukuran, bahan persediaan. Kelemahan lain adalah sequential code sulit

diubah, jika ada item tambahan atau item yang akan dihapus, akan merubah tatanan seluruh

kode.

Block Codes

Merupakan pengembangan dari sequential code untuk mengatasi kelemahan koding

sequential. Kelemahan tersebut diatasi dengan mengelompokkan data berdasarkan block

atau kelompoknya. Contoh : kode 1 untuk kas, 2 untuk persediaan, dst. Kelebihan : block

codes mudah untuk dilakukan penambahan atau pegurangan item data tanpa mengubah

susunan seluruh item. Kelemahan : sama seperti sequential code, block code juga tidak

memberikan detail informasi pada kode yang dibuat.

Group Codes

Group Code merupakan kode numerik yang dibagi berdasarkan zona yang diberikan kode

sendiri, dan kode pada sebuah item merupakan gabungan dari kode-kode zona yang berbeda.

Contoh : kode NIM Mahasiswa Universitas X, kode 12 untuk fakultas ekonomi, 117 untuk

bulan dan tahun masuk, 42 untuk jurusan akuntansi, 001 untuk no urut mahasiswa tsb. Jadi

NIM mahasiswa tsb adalah 1211742001. Kelebihan : keunggulan dari group code adalah

dapat memfasilitasi perbedaan data dalam jumlah besar, data dalam jumlah besar mudah

untuk mengidentifikasi dan mengingat, mudah dilaporkan. Kelemahan : pengkodean seluruh

zona dapat bersifat over dan berpotensi ada kode yang tidak dibutuhkan. Sebuah item dapat

memiliki kode yang panjang jika zona pengkodeannya juga luas.

Alphabetic Code

Kode alfabetis berfungsi sama sseperti kode numerik. Kode alfabetis juga dapat disusun

berdasarkan sequential, block, maupun group codes. Kelebihan : menyediakan pilihan yang

semakin bervariasi untuk data dalam jumlah yang besar dengan menggunakan gabungan

kode numerik 

(alphanumerik codes). Kelemahan : sama seperti kode numerik, kode ini tidak

memberikan detail informasi untuk setiap item dan sulit bagi pengguna untuk memilih kode

alfabetis.

Mnemonic Codes

Mnemonic codes adalah kombinasi alfabet dalam bentuk akronim dan gabungan kode lain

yang membentuk arti. Contoh : kode untuk mata kuliah di jurusan akuntansi, ACC untuk

jurusan akuntansi, 101 untuk matkul SIA. Jadi kode matkul SIA adalah ACC101. Kelebihan:

kode mnemonic memudahkan pebaca karena tidak perlu mengingat arti. Kode tersebut

memberikan detail informasi atas setiap item. Kelemahan : mempunyai keterbatasan dalam

memberikan kode untuk item setiap kelas karena kombinasinya yang sedikit.